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OA協同辦公系統

 

 OA協同辦公系統

一.工作流管理

協同辦公平臺依據流程管理系統中的工作流進行系統的流程運轉,工作流是一個為辦公的執行提供運行服務環境的軟件或“引擎”。它是辦公協同執行服務的核心,是執行用戶業務過程的“業務操作系統”的內核, 其完整的提供工作流引擎、工作流設計、流程操作、流程監控、調用接口幾個部分組成。 

 主要用來完成以下任務:

l  對流程過程定義進行解釋,圖形化表現;

l  支持跨單位建立,解釋,執行流程;

l  控制過程的建立、撤銷、取回轉發、匯聚、加簽、減簽、回退、終止等;

l  控制活動實例間的轉換,包括串行或并行的操作、相關數據的解釋等;

l  提供支持用戶操作的接口;

l  維護控制數據和相關數據,在應用或者用戶之間傳遞相關數據;

l  提供用于激活外部應用程序和訪問相關數據的接口;

l  提供控制、管理和歸檔的功能;

l  提供查詢和績效分析功能;

l  提供根據流程權限控制表單的操作權限,可讀、可編輯、數據隱藏等。

l  提供流程分支定義:支持部門、組、崗位、職務級別的組合條件定義,支持表單數據項的組合條件定義。

1.1圖形化流程設計

整個方案中的工作流是參考國際工作流管理聯盟(WfMC)制定的工作流標準,針對辦公管理的特征進行設計,使用圖形化的方式。支持自建流程和模板流程兩種方式,可以實現跨單位多組織的流程設計。

自建流程:應用于任何一個辦公人員,流程發起者可自由定義流程走向,選擇節點人員,系統以圖形方式供用戶創建和顯示流程。自建流程解決了使用者辦公流程的靈活性,與此同時使用人員可以根據自己的辦公特點,將自己常用的流程、對象和格式組合或是分別保存起來,成為屬于自己的個人模板為隨時使用,從而進一步提高工作效率。

通過這種靈活的自定義流程可以實現:

領導交辦工作時可以通過自定義流程對工作過程和辦事權限進行規范,建立起可視化的責任關系。任務交辦者和接受者之間可以就任務進行反復確認,確保對任務的理解更加清晰。

供圖形化流程自定義,支持智能終端系統流程自動拖拽,快速建立流程。

 

模板流程:為了統一規范管理,規范工作流程,協同辦公平臺的模板流程可以規范流程如紅白頭文件的審批流程等,這種流程全單位統一調用模板,達到規范化管理和一致性應用。工作流模板流程支持模糊化角色,崗位,職務等定義和節點動作權限定義,模板套用后系統自動匹配符合角色要求的具體人員到相應的流程節點

基于組織與角色的流程設置,流程的設置與系統角色權限相結合,在此基礎上定義的業務流程能夠滿足組織內部跨部門相互交叉、分級審批的復雜工作流程需求。

1.2用戶授權

系統允許自行建立協同的節點名稱和節點處理相關的操作和動作。單位管理員也可以根據本單位的具體流程情況,預先設置一些常用的節點權限,供系統流程調用。見下圖:

1.3流程處理

l  支持流程各種節點多種操作,例如:跟蹤設置,取消跟蹤,轉發流程,加簽,減簽,回退,撤銷,終止,取回等多種操作。

l  支持節點權限定義,控制表單單元格的操作

l  支持流程手機端操作與PC端操作互動

l  工作流管理具備分級管理功能,流程模板可以授權到下級單位流程管理員,能夠同時滿足局機關和下屬單位管理員各自維護各單位的工作流。

l  流程模板需要經過發布授權后使用,對模板進行修改后,老的流程繼續按照老的流程流轉,新發起的流程實例按新流程進行流轉,流轉完成后,系統保留并停止使用老的流程模板。

1.4流程模板設置

1.5流程催辦

督辦人員要給某督辦事項的處理節點人員發送催辦信息,點擊督辦事項催辦數據項下的藍色小喇叭,彈出催辦信息框,同時支持集成即時通信軟件、短信、郵件等方式進行提醒,進行定時提醒。

1.6流程提醒

工作流設置過程中可以隨時調用溝通交流平臺中的短信、郵件、即時通信等各項工具,對流程中的審批通知、提醒等進行多種形式的提醒,以確保各類請求不被延誤。

1.7流程督辦事項

督辦是保證集團公司政令暢通,各項決策貫徹落實,完善工作秩序,改進工作作風的一項重要工作。通過督辦,可以使各項工作責任到人,做到事事有人承辦、有人負責,避免推諉扯皮,提高工作效率。協同督辦由協同發起人設置督辦人員,可以在新建協同事項頁面、已發事項頁面設置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協同處理人員,可以更換處理人員或處理流程,并查看處理情況。

當按照流程流轉過程出現故障的時候,督辦員可以針對流程進行多種方式的調整,如加簽、減簽等,是流程可以跳轉到某個指定的節點繼續流轉,杜絕出現死流程。

1.8自定義表單

經綁定后的表單應用,與普通的協同流程一樣,用戶只需調用協同模板,按模板規定的流程進行審批辦理就行了。

l  支持按需定義表單格式、表單錄入方式、表單數據類型和錄入代碼;

l  支持按需定義表單的業務處理流程;

l  支持根據表單數據項內容,自動或人工轉向不同的處理流程;

l  支持不同的表單流程節點對不同的表單數據項可以有不同的讀寫操作權限;

l  支持表單數據項的計算功能,貨幣大小寫轉換功能;

l  支持表單手寫簽名與蓋章;

l  支持表單編號的自動生成;

l  支持表單填寫時的行復制、空行復制和行刪除;

l  支持表單查詢方式的自定義;

l  支持表單統計方式的自定義;

l  支持對查詢統計數據的穿透查詢;

l  支持自定義表單業務功能菜單;

l  采用結構化數據接口,通過擴展,支持其他系統接入;

l  支持表單多視圖與分段流程;

l  支持表單流程的標題可根據表單數據或系統變量動態生成。

2.9流程查詢

協同辦公平臺提供了從多種角度如時間、流轉狀態、重要程度以及超期處理的數量,對協同的待辦事項、已辦事項,待發事項、已發事項,進行統計和穿透查詢,使每一位使用者對各自的工作狀況能有個量化的了解。

1.10流程統計

管理人員授權,可以按單位/部門/人員 統計待辦、已辦、已發、超期四個類別的協同、公文、表單,進行流程的相關統計。見下圖。并且可以通過流程統計報表查看各類別中具體內容。

通過點擊各統計類別下的數字,可以通過穿透的方式查看到該類別的各種明細信息。見下圖:

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